Axios – Segreteria Digitale
Il sistema Axios per la completa dematerializzazione delle segreteria scolastiche.
SEGRETERIA DIGITALE è il cuore di Scuola Digitale e si occupa, in ogni aspetto, del ciclo di vita del documento informatico. Garantisce la piena riuscita dell’intero processo di workflow grazie alla possibilità di utilizzo delle diverse fasi nel suo interno, senza dover mai, ad esempio, esportare file per apporre una Firma Digitale o per consegnare il lavoro ad un’altra persona.
Con Segreteria Digitale infatti, si possono organizzare procedimenti che prevedono attività che coinvolgono più persone, il programma avviserà con notifiche il diretto o i diretti interessati sia in fase di assegnazione che al termine di ogni operazione.
ARCHIVIAZIONE CLOUD
Il documento può essere conservato sostitutivamente o semplicemente archiviato in base ai suoi requisiti. Se un documento ha valore fiscale o probatorio (es. Fatture Elettroniche, Registro Giornaliero di Protocollo, Contratti di lavoro, etc.) la scuola ha l’obbligo di inviarlo in Conservazione a Norma; se non possiede tali requisiti, il documento, può essere archiviato su Cloud. Questi tipi di archiviazione, oltre ad adempiere alle normative vigenti, rendono il documento sempre disponibile, consentendo all’utente di consultarlo in qualsiasi momento e da qualsiasi parte del mondo si trovi, basta essere in possesso di una connessione ad internet.
FASCICOLO ELETTRONICO
Il Fascicolo Elettronico, elemento di estrema importanza nell’archiviazione di un documento, è collegato alle varie anagrafiche dei programmi Axios e pertanto è possibile creare automaticamente un Fascicolo Elettronico per ogni persona fisica o giuridica che abbia avuto, in qualche modo, un contatto con la scuola. L’inserimento dei TAG durante la creazione rende più semplice una ricerca successiva, inoltre è possibile creare sottofascicoli ed inserti in cui inserire ogni tipo di documento. Grazie all’Import/Export il fascicolo può essere inoltre inviato ad un altro Istituto Scolastico
GESTIONE DOCUMENTI
Segreteria Digitale non si ferma al banale ruolo di strumento di dematerializzazione ma, essendo un vero prodotto di gestione documentale, consente la semplificazione di tutti i procedimenti amministrativi. La finestra di caricamento si presenta divisa in schede (Dati Generali, Metadati, Archiviazione e Fascicolazione, Albo On-line e Trasparenza) dove è possibile inserire i dati che servono a classificare il documento che si sta trattando.
PROCEDIMENTI
Attraverso l’utilizzo dei Procedimenti, l’utente abilitato, può organizzare tutte le fasi di un lavoro prevedendo attività che coinvolgono più persone (responsabili). Durante tutto il processo di lavorazione, propone automaticamente liste dinamiche di opzioni che l’utente può selezionare, risparmiando in questo modo tempo prezioso. Il Dirigente, il DSGA e i responsabili dei procedimenti potranno avere una visione reale ed istantanea della situazione delle pratiche aperte in segreteria. Questo permetterà di poter intervenire, qualora ce ne fosse bisogno, per ridistribuire i carichi di lavoro e per supportare gli addetti della segreteria nelle situazioni più complesse, con notevoli benefici sulla funzionalità e sull’efficienza dei servizi erogati. Più efficienza, più trasparenza, migliore la qualità del lavoro e migliori i servizi offerti all’utenza.
Mappatura delle competenze
Al termine del corso, lo studente avrà imparato i concetti fondamentali per una corretta gestione della dematerializzazione delle segreterie scolastiche e saprà utilizzare proficuamente gli strumenti messi a disposizione da Axios Segreteria Digitale per il raggiungimento degli obiettivi organizzativi.
Relatore
Relatore: Ferdinando Bassi, consulente Easyteam.org SRL e formatore certificato Axios Italia per Registro Elettronico e Segreteria Digitale.
Durata del corso
Il corso ha una durata di circa 20 ore.
Programma del corso
| Modulo 1 | Axios - Segreteria Digitale - Introduzione | |
|---|---|---|
| Lezione 1 | Axios - Segreteria Digitale - 1.09 - Accesso al sistema tramite SPID | |
| Modulo 2 | Axios - Segreteria Digitale - Protocollo WEB | |
| Non ci sono lezioni in questo modulo. | ||
| Modulo 3 | Segreteria Digitale | |
| Lezione 1 | Axios - Segreteria Digitale - 3.10 - Consultazione documenti pubblicati in Albo On Line e Amministrazione Trasparente | |
| Lezione 2 | Axios - Segreteria Digitale - 3.18 - Pubblicazione atti con allegati in Albo On Line e Amministrazione Trasparente | |
| Lezione 3 | Axios - Segreteria Digitale - 3.21 - Gestione anagrafiche con email multiple | |
| Lezione 4 | Axios - Segreteria Digitale - 3.24 - Gestione di un protocollo riservato | |
| Lezione 5 | Axios - Segreteria Digitale - 3.26 - Pubblicazione CIG in Amministrazione Trasparente (Delibera ANAC 601 del 19/12/2023) | |
| Modulo 4 | Sportello Digitale | |
| Lezione 1 | Axios - Segreteria Digitale - 4.07 - Gestione documenti personalizzati (es: PEI, PDP) con Sportello Digitale | |
| Modulo 5 | Gestione utenti e profilature | |
| Non ci sono lezioni in questo modulo. | ||
| Modulo 6 | Gestione MAD | |
| Non ci sono lezioni in questo modulo. | ||
| Modulo 7 | Gestione Accesso Civico | |
| Non ci sono lezioni in questo modulo. | ||
| Modulo 8 | Bacheche istituzionali | |
| Non ci sono lezioni in questo modulo. | ||
| Modulo 9 | Impostazioni e configurazione | |
| Non ci sono lezioni in questo modulo. | ||
| Modulo 10 | Esempi pratici e casi di studio | |
| Lezione 1 | Axios - Segreteria Digitale - 10.09 - Come svuotare (o almeno alleggerire) la casella di posta elettronica | |
| Modulo 11 | Questionario di gradimento | |
| Lezione 1 | Questionario di gradimento | |
| Modulo 12 | Relatore del corso | |
| Lezione 1 | Relatore - Ferdinando Bassi - Preview | |